Implementering handler ikke om teknologi — men om mennesker

Norddjurs Kommune er gået fra pilot til drift. 

Billede fra Hjemmeplejen Norddjurs Kommune

Når man hører om implementering af AI-baseret besøgsplanlægning i hjemmeplejen, lyder det måske som et stort teknisk projekt. Det har de ikke oplevet i Grenaa. I stedet ser de Pondoo som en naturlig forlængelse af Nexus, hvor medarbejderne bidrager med indsigter om besøgene og lader algoritmerne i Pondoo overtage en større del af planlægningsarbejdet.

Herefter skifter planlægningsrollen karakter: Fra manuel planlægning til kvalitetskontrol, dialog og tilpasning i forhold til kommunens målsætninger og borgernes præferencer. 

Fra pilot til drift 

Norddjurs Kommune var sammen med Lemvig Kommune en af 2 pilotkommuner, der deltog i et tæt samarbejde omkring udviklingen af Nexus x Pondoo, der i dag er i drift i 5 kommuner.   

”Vi har fået ønsker inkorporeret og sikret os, at løsningen passer til vores reelle opgaver og arbejdsgange i kommunen. I piloten sparede vi 100 km i aftenvagten på vores ruter og nu gælder det vores øvrige ruter i Grenaa, Glesborg og Allingeåbro.” 

Berit Westermann Henriksen, Afdelingsleder i hjemmeplejen, Grenaa og Anholt 

Berit Westermann Henriksen, Afdelingsleder i hjemmeplejen, Grenaa og Anholt 

Udrulningen fortsætter nu. Medarbejderne på tværs af hjemmeplejeteams i Norddjurs Kommune opdaterer borgernes besøg i Nexus og forbereder data, så planlæggerne kan klikke “Pondoo-knappen” i Nexus og få algoritmernes hjælp til besøgsplanlægningen. Systemadministratorer, afdelingsledere og leverandører er med undervejs som støtte og sparringspartnere. 

”Det er selvfølgelig en opgave. Vi skal lige opdatere besøgene for den enkelte borger, men så bliver det også rigtig godt.” 

Linda Svendsen, SSH og planlægger  

Den vigtige tavse viden

En vigtig del af processen er at synliggøre planlæggernes tavse viden - den viden, som ofte bor hukommelsen på i enkeltpersoner eller hænger på post-it-sedler. Fremover skal den gemmes i Nexus, så algoritmen kan træffe beslutninger på et samlet og nuanceret grundlag. 

Tavs viden kan beskrives som den erfaring og intuition, som medarbejdere opbygger gennem deres daglige arbejde, men som sjældent er nedskrevet eller formaliseret. Det kan være kendskab til en borgers vaner, de gode relationer mellem medarbejdere og borgere, og de præferencer, borgeren har omkring besøgstidspunkt. Når denne viden systematiseres, bliver den tilgængelig for alle og kan understøtte mere ensartede og fair planer. 

”Vi var usikre på, om vi ville få den gevinst, vi forestillede os. Men de optimerede planer sikrer, at vi får den vej- og borgertid, vi skal bruge.” 

Berit Westermann Henriksen, Afdelingsleder i hjemmeplejen, Grenaa og Anholt 

Målinger kræver kontekst

At være planlægger i hjemmeplejen er en kompliceret disciplin. Rollen involverer at balancere mange parametre samtidig — koordinere kørsel, undgå unødvendige kørselsmønstre, sikre kontinuitet hos borgerne og samtidig overholde faglige krav og borgerønsker. 

Inden introduktionen af Nexus X Pondoo var opgaven præget af manuel og fragmenteret håndtering. Algoritmen ændrer opgaven til et kvalitetsarbejde, hvor man arbejder med at berige data og samarbejde med sine kolleger om de løbende ændringer i borgernes behov.

”Vores planlæggere er stadig uendeligt vigtigt. Deres opgave med at sikre kvaliteten af vores besøg giver sig selv. Det er bare blevet nemmere at overholde både lovgivningen og de personlige præferencer.” 

Berit Westermann Henriksen, Afdelingsleder i hjemmeplejen, Grenaa og Anholt 

Norddjurs’ bedste råd til succesfuld implementering

Når andre kommuner skal i gang med datadrevet ruteplanlægning, peger Norddjurs på tre nøgleelementer, der har været afgørende for deres fremdrift:

1. Prioritér og afsæt tilstrækkelig tid Gennemfør implementeringen i tempoet, hvor organisationen kan følge med — og giv plads til at justere undervejs.
   

2. Sæt fokus på følelser og kommunikation Skab dialog om bekymringer, spørgsmål og tvivl. At gribe de bløde sider i forandring mindsker modstand og skaber ejerskab.
   

3. Etabler klare rammer Definér roller, beslutningskompetencer og forventninger tidligt. Det giver tryghed og retning for alle involverede.

Som Berit Henriksen formulerer det:

“Teknologi erstatter ikke mennesker – den understøtter dem.”